Mes archives : en prendre soin, en faire don

Prendre soin de mes archives

Vous êtes propriétaire de documents d’archives, témoignages de votre histoire personnelle, de la vie d’une association ou d’une entreprise ? Voici quelques règles simples qui vous permettront de les conserver dans de bonnes conditions :

Conserver vos documents dans des boîtes en carton

Cela les protège de la poussière mais aussi de la lumière, des insectes papivores et de la pollution.
Conseil de l’archiviste : une boîte à chaussure constitue un bon contenant.

Entreposer vos archives dans un lieu tempéré et sain

L’humidité favorise l’épanouissement des spores de moisissures et attire les insectes. Un air trop sec rend le papier cassant. 
Conseil de l’archiviste : la température idéale est comprise entre 18° et 20° C, il convient d’éviter les trop grandes variations. L’humidité doit avoisiner les 55 %.

Ôter les trombones, attaches, agrafes et élastiques

La rouille, tout comme le caoutchouc desséché, tâchent et déchirent le papier. 
Conseil de l’archiviste : éviter les pochettes en plastique car l’encre s’y transfère. Favoriser des chemises en papier blanc. Une simple feuille A4 utilisée comme signet permet de séparer les documents sans les abîmer.

Limiter la manipulation des documents, se laver les mains avant de le faire

L’acidité de la peau peut endommager les documents. 
Conseil de l’archiviste : consulter les documents sur une surface dégagée, éloignée de toute source d’accident (boisson, flamme, etc.).

Faire don de mes archives

Correspondances, photographies personnelles, documents hérités d’un aïeul, archives associatives ou d’entreprises offrent un point de vue original et complémentaire à la compréhension de la vie dans nos communes. Elles peuvent venir enrichir le patrimoine local, sous la forme d’un don. Le donateur conserve son accès de plein droit aux documents, mais les archivistes se chargent de leur bonne conservation et communication, selon les règles prédéfinies selon les règles en vigueur pour les archives publiques.

Comment procéder ?

• Toute personne, physique ou morale, souhaitant effectuer un don d’archives privées (archives personnelles, d’association ou d’entreprise) peut prendre contact pour un conseil auprès du service des archives.
• Si le futur donateur est un ayant droit, il s’assure de l’accord écrit de tous les ayants droits avant d’entamer la procédure de don
• Le service des archives donne son avis sur l’opportunité de procéder au don
• Le donateur adresse une lettre d’intention de don au maire de  la commune concernée
• Le maire répond par une lettre d’acceptation de don
• Le service des archives réceptionne les archives et procède à un inventaire
• Le don est formalisé par la signature d’une convention.