Développement économique Un.e assistant.e administratif.ive chargé.e d’accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (en binôme)

Avantages

Temps de travail : Temps complet

Cycle hebdomadaire de travail de 37h00, générant annuellement 12 jours de RTT, avec les horaires suivants :
Du lundi au jeudi : 9h-12h30 / 13h30-17h30 ; le vendredi : 9h-12h30 / 13h30-17h
 

Informations complémentaires :
- Action sociale : collectivité adhérente à Plurelya,
- Protection sociale : contrats en complémentaire santé et prévoyance + participations financières,
- Titres restaurants

Description de la mission

Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
- Prise et retransmission de messages téléphoniques,
- Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,
 

Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative
- Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …)
- Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ...)
- Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux,
- Participation active à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet, réalisation de support de commination voire de petites vidéos,…( selon appétence)
- Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …)
- Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
- Suivi logistique des manifestations organisées sur site,

Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative
- Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple,
- Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution
- Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
- Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis

Description du profil

Compétences nécessaires : 

o Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :
▪ Savoir s’adapter à son interlocuteur
▪ Aisance d’élocution face à un public varié
o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale,
o Savoir travailler en équipe
o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie,
o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations