Gestionnaire administratif - accès droit et prévention (H/F)

Les missions administratives sont réalisées en lien avec le directeur délégué et en transversalité avec l’ensemble des assistantes du pole et de la DGA

• Réaliser la préparation et l’exécution budgétaire de la direction
  •  Réaliser les documents de la préparation budgétaire du secteur, participer à la rédaction des tableaux et notes à transmettre aux élus et aux finances
  • Coordonner la préparation et l’exécution budgétaire du secteur et de tous ses équipements avec la coordinatrice administrative du pole
  • Assurer auprès de la direction et des responsables de secteurs l’engagement des dépenses sur CIRIL
  • Suivre l’exécution budgétaire des dépenses engagées : contrôle du mandatement avec les finances, bdc, engagements, factures,
  • Assister aux réunions de préparation et aux conférences budgétaires en interne et aves les Communes

• Organiser et suivre la gestion administrative jusqu’à la phase de validation :
  • Préparation des dossiers de bureaux, commissions et conseils des équipements et du secteur en coordination avec la coordinatrice administrative du pole
  • Organiser les prises de RDV avec les partenaires extérieurs
  • Organisation des réunions plénières techniques et avec les élus
  • Assurer le suivi administratif des décisions prises en assemblées par rapport auxprojets et actions des équipements et des projets de secteurs : suivi des retours délibérations – transmission par courrier aux partenaires concernés
  • Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs mis en signature ainsi que de tous les documents nécessitant un processus de validation
  • Gestion des courriers KOLOK : réception par mails et diffusion aux responsables de secteurs, établissement de courriers dans KOLOK
  • Mise à jour et traitement fiche congés des agents du secteur
  • Participation à la rédaction des pièces des marchés publics et à la rédaction du rapport d’appel d’offres

• Participation à l’organisation numérique de la direction
• • Tenue et mise à jour très régulière avec les agents du tableau de suivi des congés, RTT, absences, ASA, etc… des agents du pôle – anticipation des congés
  • Organisation des dossiers informatiques communs,
  • Veille sur les outils numériques

• Autres missions : en lien avec le directeur et/ou le responsable du secteur :
  • Organisation, préparation des événements de la direction en interne et dans les équipements extérieurs : réservation salle, listing intervenants et invités, envoi mailings, réception confirmations, organisation logistique nécessaire, lien avec les partenaires
  • Lien fonctionnel avec les équipements extérieurs : participation aux réunions, coordination avec les services support situés à Askia,
  • Lien avec le service communication pour assurer la visibilité des actions de la direction : information sur les formations et les évènements de la direction, transmission des PPT, suivi des calendriers.

• Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation) :

  + par mail à : recrutement@grandorlyseinebievre.fr

  + par courrier à : Monsieur le président, Michel Leprêtre
  EPT Grand-Orly Seine Bièvre - Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman
  BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex